Geht nicht, gibt’s nicht in der schönen neuen Welt der Digitalisierung? Schön wärs. In den allermeisten Unternehmen stockt der Datenaustausch an den Systemgrenzen. Dabei ist er essenziell für die Umsetzung der digitalen Transformation und die Automatisierung von Businessprozessen.
Microsoft PowerApps sind eine einfache und schnelle Möglichkeit für den reibungslosen Grenzverkehr. In diesem Blogbeitrag erklären wir, was Power Apps sind, was mittelständische Unternehmen damit tun können und warum sie auch für IT-Fachleute und Developer eine gute Nachricht sind.
Das Microsoft Low-Code-Trio: Power Platform, Dataverse und Power Apps
Die Digitalisierung hat uns viele neue Begriffe beschert. Einer davon ist „Citizen Developer“ und meint Menschen, die mit geeigneten Tools sowie dem Segen der IT-Verantwortlichen ohne Codekenntnisse Anwendungen wie Power Apps programmieren. Würden wir die Anforderungen an Citizen Developer in eine Jobausschreibung packen, stünde dort vermutlich: technisches Verständnis, Affinität zu Microsoft Excel und Erfahrung mit der Erstellung von Benutzeroberflächen wären wünschenswert. Die PowerApps lassen sich durch Drag-and-Drop-Funktionen aufbauen, denn sie basieren oft auf Tabellen und Formeln, die den Excel-Logiken verblüffend ähnlich sind. Die Basis dafür: eine eigens von Microsoft kreierte neue Sprache - Power FX.
Marktanalysten wie Gartner und Forrester sehen die Low-Code-Technologie vor immensen Wachstumsraten. Kein Wunder, ist sie doch geeignet, digitale Prozesse deutlich effizienter, schneller und wirtschaftlicher zu gestalten – auch und insbesondere im Mittelstand mit limitierten IT-Ressourcen. Für Nicht-Coder folgt eine kurze Vorstellung des Microsoft Low-Code-Werkzeugkastens.
Im Zentrum steht die Entwicklungsplattform „Microsoft Power Platform“. Sie ermöglicht das codearme Erstellen von PowerApps, Geschäftswebsites und Chatbots. Die User greifen auf eine umfangreiche Werkzeugpalette zu. Darunter sind beispielsweise viele Hundert Konnektoren für Business Software-Systeme innerhalb von Microsoft wie Azure, Dynamics 365 oder Office 365 aber auch für die gängigsten Fremdsysteme, wie etwa Salesforce, SAP, Adobe, Jira, AWS, Amazon Redshift, Amazon S3, Amazon SQS, GoogleDrive, Google Contacts, Google Sheets, GCalendar, Gmail, Google BigQuery, GitHub, Wordpress, Trello, Stripe, Slack, MailChimp, Zendesk. So ist es möglich, verschiedene Datenquellen anzuzapfen. In allen anderen Fällen übernimmt NXTGN gerne die Programmierung der benutzerdefinierten Schnittstellen. Für viele Anwendungen stehen vorgefertigte Templates von Microsoft oder der Power App Community zur Verfügung, die kundenindividuell angepasst werden können.
Bei Bedarf werden die Daten in der Low-Code-Datenplattform „Dataverse“ zusammengeführt und sicher gespeichert. Über die reine Verwaltung hinaus können sie bereits hier mit Diagrammen und automatisierten Workflows angereichert werden.
Via Portal Pages können Informationen Externen wie Kunden oder Lieferanten zur Verfügung gestellt werden. Mit ihnen lassen sich eigene Ansichten aus den Daten gezielt generieren. Für sicherheitssensible IT-Systemen besonders wichtig.
Für alle drei Arten von Power Apps wird über die Funktionen „Managed Environments – Verwaltete Umgebungen“ sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten haben. Auch innerhalb der jeweiligen Umgebung ist es möglich, den Zugriff auf die Daten präzise zu steuern.
No Code und Low Code bedeutet nicht kinderleicht. Auch Low-Code-Lösungen sind komplexe Anwendungen. Man braucht meist auch ein grundsätzliches Wissen über Datenbankstrukturen und Programmierlogiken, selbst wenn die eigentliche Programmierung durch die Plattform erfolgt. Microsoft unterscheidet zwischen zwei App-Typen: den bereits 2015 eingeführten Canvas-Apps sowie modellgesteuerten Power Apps.
Die wichtigsten Anwendungen von Power Apps
Drei Typen: Canvas Apps, Model Driven Apps, Power Pages (aka Portal Apps)
Bei Canvas-Apps starten Sie, wie der Name andeutet, auf einer leeren Leinwand mit der App-Erstellung. Per Drag-and-Drop werden die Bedienoberfläche sowie Steuerelemente wie Katalog, Datentabellen, Radio Buttons, Textfeld, Dropdown-Liste, Kombinationsfeld und andere mehr angeordnet. Über Formeln definieren Sie den Zugriff auf Informationen und Tabellen aus Datenquellen wie Excel, SQL-Datenbanken oder SharePoint.
Canvas-Apps eignen sich zum Beispiel für die Buchung von Fuhrparkfahrzeugen, die Verwaltung von Schulungen, mobile Ticket-, Helpdesk- und Serviceanfragen. Weitere Beispiel-Apps wären News oder die Ausgabenerfassung. Arbeiten Ihre Mitarbeitenden regelmäßig im Homeoffice oder sind beim Kunden unterwegs, können Sie bei intelligenter Planung den Bedarf an Büroarbeitsplätzen und Parkplätze reduzieren. Mit einer Power App werden dann für bestimmte Tage oder Zeiträume einfach Büros und Parkplätze reserviert.
Auch die automatisierte Lead-Erfassung und -bearbeitung kann über eine PowerApp organisiert werden. Ihr Sales-Team erstellt auf dem Mobilgerät einfach einen Datensatz mit den Kontaktdaten und der Kundenhistorie, der über einen Connector automatisch in Dynamics übernommen wird.
Modellgesteuerte Apps sind für komplexe datenintensive Business-Anwendungen gedacht. Sie basieren – wie der Name sagt – auf einem Datenmodell. Bereits im Dataverse auf der Datenebene können Sie die Beziehungen der Daten untereinander definieren und Darstellungsformen zuweisen.
Mit model-driven Apps stellen Sie Ihre Daten selektiv und benutzerdefiniert in Formularen, Ansichten, Dashboards oder Diagrammen zur Verfügung. Diese Darstellungen sind identisch mit der Benutzeroberfläche. Auf dem Dashboard können die Benutzer einfach zwischen den verschiedenen Datensätzen navigieren. Modellgesteuerte Apps sind das Tool der Wahl bei der Automatisierung von Prozessen im CRM-und ERP-System in den Bereichen Sales, Customer Service, Human Ressources, Field Service, Marketing . Auch Project Operations wie das Onboarding von neuen Mitarbeitenden oder die Verwaltung von Aufträgen lassen sich damit abdecken.
| Kategorie | Modelgesteuerte & Portal Apps |
Canvas Apps |
|---|---|---|
| Datenplattform | Nur bei Dataverse | Dataverse + viele andere verwenden Konnektoren |
| Designerfahrung | No-code-komponentenorientiertes Design | Manipulation von Steuerelementeigenschaften mithilfe von Power Fx-Ausdrücken |
| UI Steuerelemente | Begrenzt, überwiegend Anpassung | Volle Kontrolle |
| App Konsistenz | Hoch – unterscheidet sich hauptsächlich aufgrund der ausgewählten Tabellen und Ansichten | Aufgrund der erheblichen Kontrolle, die die Designer über die Benutzererfahrung haben, oft niedrig |
| Migration zwischen Umgebungen | Einfach | Potenziell komplex, da die Datenquellen möglicherweise aktualisiert werden müssen |
| Geschwindigkeit der Erstellung | Schnell | Bezogen auf die Komplexität des Designs |
| Responsive | Automatisch responsiv | Nur responsiv, wenn das Design so angelegt ist |
| Navigation durch Beziehungen | Automatisch, sofern Beziehungen vorhanden | Nur wenn mit Power Fx-Formeln entwickelt und angewendet |
| Zugriff auf Funktionen | Integriert | In die App integriert |
Quelle: https://learn.microsoft.com/en-us/power-apps/maker/model-driven-apps/model-driven-app-overview
Die Vorteile von Microsoft Power Apps
- Low-Code-Entwicklungsumgebung
- Niedrige Kosten in der App-Entwicklung und -nutzung
- Einfache Skalierbarkeit von Low-Code-Anwendungen
- Schnellere Reaktion auf Businessanforderungen
- Integration mit anderen Microsoft Diensten und Plattformen wie Microsoft Azure, Microsoft Office, Microsoft Flow, Microsoft Power BI, Microsoft Sharepoint
- Vielzahl verfügbarer Konnektoren zu verschiedenen Microsoft-eigenen und -fremden Datenquellen
- Sichere Datenverwaltung im Dataverse
- Weiterentwicklung durch Microsoft quasi im Minutentakt
Darum sind auch Developer von Power Apps begeistert
Marc Lehmeier, Senior Consultant Digital Transformation bei NXTGN, erklärt: „Microsoft Power Apps sind auch für Entwickler und professionelle Lösungsanbieter wie NXTGN eine tolle Sache. Unsere individuellen Lösungen setzen so oft wie möglich auf diesen Standards auf und werden mit Pro-Code an die spezifischen Kundenanforderungen angepasst. Statt alles von Grund auf neu aufzusetzen, agieren wir so wesentlich schneller und effizienter.“
Entwickler sind dank der Microsoft Low-Code-Entwicklungsumgebung von Routine-Codeaufgaben befreit und können sich ganz auf die Entwicklung der Logiken sowie anspruchsvolle, kundenspezifische Programmieraufgaben konzentrieren. Ein weiterer unschätzbarer Vorteil ist die Einbettung in den Microsoft Kosmos. „Die Fülle an Tools, die Datendurchgängigkeit über alle Geschäftsprozesse und die Sicherheitsfunktionen sind schon einzigartig“, schwärmt Lehmeier. Die Rolle von NXTGN bei der digitalen Transformation von KMUs beschreibt er so: „Wir machen weiterhin das, was wir seit 15 Jahren machen: neue Wege aufzeigen, Innovationen einführen und Potenziale für schnellere, effizientere Prozesse sowie neue Ertragsquellen freisetzen. Die Benefits für unsere Kunden bleiben gleich, nur die Werkzeuge gehen selbstverständlich mit der Zeit.“
Fragen Sie uns nach unseren Power App Referenzen
wie zum Beispiel:
- Auftragsverwaltung und Analyseverwaltung im Labor
- Schulverwaltung vom Anmeldeprozess über die Klasseneinteilung bis zur Notenvergabe
- Digitale Personalakte: „Kleiner Invest mit großer Wirkung“
Mögliche Hürden und Herausforderungen
Die Idee, die Anwendungsentwicklung zu demokratisieren und auf viele Köpfe zu verteilen, ist definitiv reizvoll. Aber sie bringt auch neue Herausforderungen mit sich und braucht daher eine führende Instanz für die Festlegung der Regeln. Auch, wenn sie nicht mehr oder nur noch wenig coden, werden IT-Fachleute bei der Beratung, der Umsetzung von innovativen Business-Strategien, der Aktualisierung der technischen Infrastruktur sowie bei Fragen zu Cybersicherheit und Datenqualität weiterhin gebraucht. Die folgende Aufzählung gibt KMUs einen Überblick über den Klärungsbedarf bei der Entscheidung, in die Inhouse-Entwicklung von Power Apps zu investieren:
- Gefährdung der Datensicherheit – nicht von Seiten Microsoft, sondern von Seiten der Programmierer
- Verstoß gegen Compliance-Regeln (z.B. personenbezogene Daten)
- Komplexität aufgrund der Vielzahl bestehender Systeme (ERP, CRM, BI, IoT) kann zu unzureichender Qualität des aufgebauten Datenmodells führen
- Überforderung technisch nicht versierter Mitarbeiter, wenn die Ziele zu hoch gesteckt werden
- Bindung interner Kapazitäten, die anderswo fehlen, wenn das Thema zu umfangreich ist
- Regelmäßige Wartung, Updates und die Überprüfung eventueller Auswirkungen sind erforderlich
- Lizenzmodell ist nicht intuitiv
Unser Fazit zu den Power Apps
Power Apps sind mächtige Tools, um die Digitalisierung in Unternehmen zu beschleunigen und auf viele Schultern zu verteilen. Die Demokratisierung der Automatisierung führt in vielen Fällen dazu, dass kreative und effiziente Ideen bottom-up umgesetzt werden.
Ein aufgeschlossenes Management kann sich nichts Besseres wünschen, als ein agiles Team, das auf Veränderungen drängt und auch gleich die Lösungen entwickelt. Bei komplexeren Projekten wird man auch in Zukunft IT-Fachleute brauchen. im Idealfall ergänzen sich Low Code und Pro Code in der IT-Landschaft von morgen.
