Das häufig leidige Thema Datenmigration kommt in jedem Unternehmen früher oder später auf den Tisch. Es ist allgemein bekannt, dass Systeme nur so gut sind, wie die Daten, die sie enthalten. Sind diese nicht „sauber“, kann das katastrophale Folgen für ein Unternehmen nach sich ziehen. Sobald Nutzer benötigte Informationen nicht auffinden oder verstehen können, nehmen sie das System schlecht an und die Tendenz geht schnell wieder hin zur guten alten Excel-Tabelle.
In vielen Unternehmen stellt das Thema Datenmigration weiterhin eine große Hürde dar. Im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung, ist dieser Schritt jedoch unerlässlich. Welche Faktoren machen beim Daten Migrieren Schwieirgkeiten und gibt es auch eine einfache Lösung?
Welche Fehler bei der Datenmigration typischerweise auftreten
Obwohl jedes Projekt einzigartig ist, treten immer wieder ähnliche Probleme auf:
- Schlechte Datenqualität
- Ungenügende technische und personelle Ressourcen
- Daten können nicht in eine neue Struktur oder ein neues Format gebracht werden
- Fehlende bzw. unklare Richtlinien zur Data Governance (besonders bei der schrittweisen Migration von Daten)
- Unerwartete Auswirkungen migrierter Daten auf bestehende CRM-Daten
- Ungenügende Tests
- Kommunikationsprobleme
- Probleme mit Zugängen und Zugriffsrechten
Welche Schritte sollten bei der Datenmigration beachtet werden?
Die Probleme kennen Sie wahrscheinlich nur zu gut! Was aber nützt es, ständig nur Probleme zu wälzen? Wir möchten Ihnen stattdessen einige nützliche Tipps für Ihr ganz persönliches Datenmigrationsprojekt an die Hand geben:
1. Identifizieren Sie den richtigen Ansprechpartner
Wie in jedem anderen Projekt auch ist es unerlässlich, den richtigen Ansprechpartner zu kennen. Häufig ist Datenmigration Teil eines größeren Projekts, wie der Integration verschiedener Systeme. Berücksichtigen Sie, dass der relevante Ansprechpartner nicht zwingend derselbe Ansprechpartner wie für andere Teile des Projekts sein muss. Stellen Sie auch sicher, dass Ansprechpartner über den gesamten Projektverlauf verfügbar sind und dass alle Interessen und Meinungen gehört und ggf. berücksichtigt werden. Vermeiden Sie Silodenken und gewährleisten Sie Absprachen zwischen den einzelnen Bereichen.
2. Entwickeln Sie ein Verständnis für Ihre Daten
Die richtigen Ansprechpartner unterstützen Sie dabei, Ihre Daten zu verstehen und beantworten Ihre Fragen in Bezug auf:
- Welche Daten müssen migriert werden?
- Wie sind diese Daten aufgebaut?
- Sind alle erforderlichen Informationen vorhanden?
- Müssen vor der Datenmigration noch größere Veränderungen vorgenommen werden?
- Sind die Daten sauber?
Basierend auf den Antworten müssen Anpassungen oder Erweiterungen vorgenommen werden. Da nur eine verschwindend geringe Anzahl von Systemen wirklich saubere Daten aufweist, planen Sie besser ausreichend Zeit für die Bereinigung ein.
Wenn Sie Daten aus verschiedenen Systemen aggregieren, weil Ihr Unternehmen beispielsweise verschiedene Systeme zur Erfassung von Kundendaten nutzt, kann das zu doppelten Datensätzen führen. Sie müssen also wissen, ob Teile der zu migrierenden Daten bereits an einer anderen Stelle vorhanden sind. Das kann zugegebenermaßen eine recht müßige Angelegenheit sein. Für saubere Kernprozesse ist eine genaue Vorgehensweise an dieser Stelle jedoch von größter Bedeutung.
3. Bereiten Sie Daten und System vor
Bereinigen und formatieren Sie die Daten so, dass sie migriert werden können. Auch müssen Sie Ihr System konfigurieren und alle erforderlichen Objekte, Felder, Validierungen, Workflows etc. anpassen bzw. erweitern. Überlegen Sie, wer wie nach der Migration Zugang zu den Daten haben soll. Eine Lösung kann auch darin bestehen, diese per Webservices abzurufen und die Ergebnisse in Form von Data Insights darzustellen. Dies erspart häufg die Notwendigkeit einer vollständigen Daten Migration und ermöglicht Echtzeit-Einblicke.
4. Führen Sie eine Testmigration durch
Nach Abschluss der Konfigurierung können Sie die Datenmigration in einer Testumgebung durchführen. Je nach Ergebnis dieser Testmigration werden Sie diesen Schritt vermutlich mehrfach wiederholen müssen. Beginnen Sie mit einem Teildatensatz und arbeiten Sie sich von hier aus vor. Sobald die Migration dieser Teilmenge ohne Probleme vonstattengeht, können Sie eine komplette Datenmigration in der Testumgebung durchführen. Dies kann wiederum verschiedene Probleme aufdecken, insbesondere, wenn Sie von einem integrierten System in ein anderes migrieren. Der Test einer kompletten Datenmigration kann sehr aufwendig sein und viele Anpassungen und wiederholte Tests nach sich ziehen, dennoch ist dies gut investierte Zeit und sollte auf keinen Fall übersprungen werden.
5. Migrieren und validieren Sie die Daten
Für einen erfolgreichen Projektabschluss ist es unerlässlich, dass ausreichend Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Informieren Sie CRM-Nutzer über anstehende Veränderungen und ihre Folgen. Besonders bei schrittweisen Migrationsprozessen kann dies sonst schnell zu Frustration führen, wenn die Nutzer ohne Vorankündigung mit einer neuen, ggf. unvollständigen, Datenflut konfrontiert sind.
Führen Sie nach Abschluss aller Vorbereitungen die komplette Migration und Validierung durch. Auch wenn Sie die Validierung bereits in der Testumgebung durchgeführt haben, muss dieser Schritt in der realen Umgebung wiederholt werden, um sicherzustellen, dass keine Probleme aufgetreten sind und Sie die Daten erfolgreich migriert haben.
Datenmigration ist kein Hexenwerk
Eine strukturierte Vorgehensweise hilft dabei, dem Thema seinen Schrecken zu nehmen. Ist der Termindruck zu groß, führt das häufig dazu, dass wichtige Schritte übersprungen werden. Auch wenn es verführerisch erscheint, diesen Schritt zu überspringen: Führen Sie Tests durch und verifizieren Sie die Ergebnisse. Und schlussendlich: Pflegen Sie Ihre Daten, damit Ihre Anstrengungen nicht umsonst waren.
Wie bereits erwähnt ist die Datenmigration ein wichtiger Schritt in Richtung digitale Zukunft. Daten sind der Grundpfeiler aller Bemühungen im Sinne von Industrie 4.0 und IoT. In unserem kostenlosen Whitepaper "Digital is future - Die Zukunft Ihres Unternehmens ist digital", geben wir einen Ausblick in das Arbeiten der Zukunft, das sich gänzlich auf einen gekannten Umgang mit Daten stützt. Jetzt klicken & kostenlosen Download sichern!
